一、健全內(nèi)部合同管理

合同管理不僅僅是保管合同原件，更需要保留好合同相關(guān)的往來傳真、備忘錄、相關(guān)人員簽署的收貨憑證等等，都要妥善保管好。很多公司是沒有合同管理的，對于一些小的合同，原件雖然在公司的專人手中，但是在執(zhí)行過程中有關(guān)材料隨意分散在業(yè)務(wù)人員手中，業(yè)務(wù)人員走了，該資料也就沒有了，合同的執(zhí)行情況也就沒有人知道了。一旦發(fā)生糾紛沒有人能完全知道事情的來龍去脈，沒有人手頭有完整的材料。

合同保管要強調(diào)責(zé)任制，在合同執(zhí)行階段，合同可以由業(yè)務(wù)人員或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理保管，凡是和合同執(zhí)行有關(guān)的材料統(tǒng)一在第一時間交給該人保管。業(yè)務(wù)辦理完畢應(yīng)當(dāng)完整移交到公司專職保管人員。我們建議在移交的材料中加上一個合同執(zhí)行說明，由具體經(jīng)辦人對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行說明，將材料列個清單，可以做成格式直接填寫。

二、強化催收

中國講人情，在我們的實務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)，越是關(guān)系好，可能款項越晚兌現(xiàn)。大部分款項并不是對方?jīng)]有能力支付，而是不想支付，想想現(xiàn)金在自己公司握著多主動，而且可以生息，總比還給別人好。所以很多公司是看哪個催得急，誰急就先付給誰。而如果礙于面子，就只能等到最后了，萬一對方資金一緊張，這帳就成了陳年老帳了，所以要加強貨款催收。

催收也要講策略，按過程分別進(jìn)行排布。

第一步，直接由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)催收。業(yè)務(wù)員的待遇是與業(yè)務(wù)量掛鉤的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對帳款承擔(dān)催收責(zé)任。業(yè)務(wù)人員是公司最底層的工作人員，可以可憐兮兮去找對方，“大哥，你要是不給我錢，我就要失業(yè)了?！保@樣博得同情心，小的帳款一般都能這樣催收回來。這一步的時間不要太長，給予兩周的時間就行了，沒有效果進(jìn)入下一步。

第二步，財務(wù)部核帳。財務(wù)部核帳有兩個目的，第一告訴對方這筆帳款開始移交到公司統(tǒng)一來處理了，二是和對方核帳，確認(rèn)欠款的事實與數(shù)額。這個很重要，一旦發(fā)生訴訟有這張核帳單，雙方的法律關(guān)系就非常的簡單了，不需要對合同執(zhí)行中的質(zhì)量、數(shù)量等雙方可能發(fā)生爭議的事項進(jìn)行糾纏了。這個時候雙方還沒有鬧僵，拿到這樣的核帳單一般比較容易。當(dāng)然財務(wù)部目的不是要核帳，還要催收款項，財務(wù)部人少，自然沒有人專職來打要帳電話，可以讓單位前臺或其他人以財務(wù)部的名義打這個電話。

第三步，以上措施都沒有效果，那么說明對方有想賴帳的可能。如果對方說，你再等幾天，我們馬上有一筆到帳，一到就給你，這樣的話，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上兩個步驟已經(jīng)進(jìn)行了三個月，仍然沒有效果就應(yīng)當(dāng)考慮移交公司法律部門，由法律部門進(jìn)行處理。

三、果斷采取法律措施

很多公司顧慮采取法律措施會傷了彼此友好的業(yè)務(wù)關(guān)系，失去了一個客戶。這是中國國情，確實是要考慮的，但是只要想想，做任何的業(yè)務(wù)都是以贏利為目的的，如果對方不支付帳款，那么要這個友好的業(yè)務(wù)關(guān)系做什么?與其拖到以后翻臉，再對簿公堂，不如現(xiàn)在采取法律措施早點將款項收回來更為塌實。

采取法律措施，也能考慮到中國國情，不是一開始就直接將對方告上法庭?？梢韵冉o對方打招呼，說要采取法律措施了，再不理睬，發(fā)個律師函，最后才起訴，這樣的話對方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好講了。

這就是說的外包，把自己公司的賬款催收外包給其他公司加以催收。