[摘要] 隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語(yǔ)商務(wù)信函日益增多。無(wú)論對(duì)個(gè)人還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會(huì)給您的同事、供應(yīng)商和客戶(hù)留下良好的第一印象，有助于商務(wù)活動(dòng)的成功進(jìn)行。本文提出一個(gè)英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具來(lái)輔助寫(xiě)信者對(duì)信函進(jìn)行構(gòu)思，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進(jìn)行分析。[關(guān)鍵詞] 商務(wù)信函 構(gòu)思 訂貨 確認(rèn)訂購(gòu)一、引言英語(yǔ)作為國(guó)際通用的商務(wù)語(yǔ)言，對(duì)其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和素質(zhì)的前沿準(zhǔn)繩。無(wú)論對(duì)個(gè)人還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會(huì)給您的同事、供應(yīng)商和客戶(hù)留下良好的第一印象。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力?！耙环夂玫纳虅?wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶(hù)的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥枴た夏岬戏椒ǎ和其N(xiāo)信創(chuàng)造的奇跡》）二、英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具在書(shū)寫(xiě)信函之前，列出一份清單或者劃出一個(gè)提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商務(wù)英語(yǔ)信函。先設(shè)想一下你的讀者對(duì)你寫(xiě)的內(nèi)容有何反應(yīng)，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出以下一個(gè)英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具來(lái)構(gòu)思寫(xiě)信者的文章。該構(gòu)思工具包括以下7點(diǎn)：1.What do you know about the reader (his or her background) 你對(duì)讀者了解多少（她或他的背景）2.How many times have you already discussed this topic with the reader 這個(gè)話(huà)題你已經(jīng)和讀者討論過(guò)多少次了A.Never從未 B.Once一次 C.More than once多次3.What does the reader want to know 讀者希望了解什么4.What do you want the reader to know 你希望讀者了解什么5.What will the reader’s reaction be to the points 讀者對(duì)這些問(wèn)題會(huì)作出什么反應(yīng)A.Good News好消息B.Mildly interested略感興趣C.Indifferent 無(wú)動(dòng)于衷 D.Bad News壞消息6.Based on thereader’s reaction, what type of letter will you send 根據(jù)讀者的反應(yīng)，你會(huì)寄出什么樣的信函A.Information信息 B.Bad News壞消息 C.Persuasion勸說(shuō)7.What do you want the reader to do after he or she is finished reading你希望讀者讀完信后做些什么根據(jù)以上7個(gè)方面，仔細(xì)考慮寫(xiě)信的目的和寫(xiě)這份信件應(yīng)該符合的注意事項(xiàng)和要求。然后，列出逐個(gè)考慮后應(yīng)對(duì)的方案和措施內(nèi)容。接著，針對(duì)所列出的要求尋找到答案或者對(duì)象，確認(rèn)自己是否有足夠的條件和能力來(lái)達(dá)成。努力做到信函的精確度，清晰度，避免使用模棱兩可，可能導(dǎo)致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調(diào)。這個(gè)構(gòu)思工具可以視為一份引導(dǎo)性的提綱，輔助其書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。三、范例分析下面筆者以英語(yǔ)商務(wù)信函中最常見(jiàn)的訂貨信及其相應(yīng)的回復(fù)為例，來(lái)進(jìn)行范例分析。范例1：訂貨信An Order Letter假設(shè)A公司看過(guò)B公司的樣品后，很滿(mǎn)意，打算訂購(gòu)一批B公司生產(chǎn)的商品。這封訂購(gòu)信的構(gòu)思如下：1.先表述感激之意后再訂購(gòu)。2.看了對(duì)方樣品之后認(rèn)為皮鞋的質(zhì)量和工藝都符合要求，因此樂(lè)于訂購(gòu)。3.確認(rèn)訂購(gòu)之后對(duì)數(shù)量、規(guī)格、價(jià)錢(qián)等都要有詳細(xì)說(shuō)明。4.向供貨商索取促銷(xiāo)資料(sales promotional literature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)所熟悉時(shí)。5.要求對(duì)方接受他們通常的付款方式(usual terms of payment)，即見(jiàn)票后30天付款。并告知對(duì)方若首批訂購(gòu)令人滿(mǎn)意，可望繼續(xù)訂貨。根據(jù)構(gòu)思，寫(xiě)出如下的訂貨信：Dear Sirs,Thank you for your speedy quotation for women’s leather shoes，and also for the samples of October 5．Having looked over your samples，we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us the following quantities at once：400 pairs of women’s leather shoes in black colorSize：No.28 each pair at US$1 0 CIF Jakarta300 pairs of women’s leather shoes in red colorSize：No.30 each pair at US$12 CIF JakartaAs your makes are comparatively unknown here，we hope you will send us some sales promotional literatures，which will certainly assist our sales．Our order is subject to your acceptance of Our usual terms of payment days after sight．If this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orders with you．Yours faithfully,(Signature)Jack Smith范例2:訂貨確認(rèn)函 An Acknowledgement Letter作為賣(mài)方，能收到對(duì)方的訂貨信，心情是十分喜悅。如果賣(mài)方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認(rèn)為能夠履行其中的各項(xiàng)條款，則可向買(mǎi)方發(fā)出一封書(shū)面的訂貨確認(rèn)函(a letter of confirmation)。這封訂貨確認(rèn)函的構(gòu)思如下：1.這是上封訂貨信的復(fù)信，通知對(duì)方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡(jiǎn)單的一句話(huà)具體敘述了對(duì)方訂購(gòu)的時(shí)間及內(nèi)容。2.如果對(duì)方能如期開(kāi)出信用證，同意發(fā)貨，并保證對(duì)貨物進(jìn)行妥善包裝。3.說(shuō)明已收到許多訂單，免去買(mǎi)方對(duì)貨品銷(xiāo)售的擔(dān)心，并答應(yīng)寄出有關(guān)促銷(xiāo)資料。4.同意對(duì)方所要求的付款條件，表明及時(shí)處理訂單。