告知函和答復(fù)函十分接近.它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對(duì)方所詢問(wèn)問(wèn)題,而告知函則是告知對(duì)方有關(guān)情況。
告知函的正文通常包括兩項(xiàng)內(nèi)容.一是告知原由.說(shuō)明制發(fā)本函的原因.二是告知事項(xiàng).簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龈嬷獙?duì)方有關(guān)事項(xiàng)的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問(wèn)題.
　　函的結(jié)構(gòu)和寫法
　?。ㄒ唬?biāo)題
　　函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。

　?。ǘ┱?br>　　1．開頭。
寫行文的緣由、背景和依據(jù)。

　　一般來(lái)說(shuō)，去函的開頭或說(shuō)明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū)、本單位的實(shí)際需要、疑惑和困難。

　　復(fù)函的開頭引用對(duì)方來(lái)文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。
繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下”一類文種承啟語(yǔ)引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見。

　　例一：　　告知函　　敬啟者：
　　我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強(qiáng)調(diào)我方第816號(hào)單交貨之重要，務(wù)心將貨物于四月三十日前運(yùn)達(dá)。

　　貨物雖已運(yùn)出，但尚未接到貴寄來(lái)的任何資料，除取消本訂單外，別無(wú)選擇。
因?yàn)槲曳筋櫩蛨?jiān)持交貨日期，這樣做實(shí)出無(wú)奈，至感遺憾。

　　發(fā)函者　　例二：　　告知函　　敬啟者：
　　貴方訂購(gòu)貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。
貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。
我方建議，以見到由中華人民共各國(guó)中國(guó)銀行開出不可撤消信用證時(shí)付款。

　　我方一接到貴方確認(rèn)書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運(yùn)并將文件寄出，作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。

　　敬上　　發(fā)函者　　聯(lián)系函范例　　例一：　　聯(lián)系函　　敬啟者：
　　信用證修改事項(xiàng)說(shuō)明如下：
　　根據(jù)我方收到的信用證，其付款規(guī)定為見票120天付款。
但是我方所需要的，是見票即付信用證。
此項(xiàng)規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。
因此，請(qǐng)貴方按單內(nèi)說(shuō)明修改。
貨物將于本月二十交運(yùn)，敬請(qǐng)貴方依照我方要求立即修改。

　　敬上　　發(fā)函者　　例二：　　聯(lián)系函　　敬啟者：
　　貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。
本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。

　　此種原因，致使本公司暫時(shí)不便清償貨款總額。
今天通過(guò)中國(guó)銀行，本公司以電報(bào)發(fā)出，貴方可在一兩天內(nèi)收到。
本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。

告知函的寫法:

　　告知函和答復(fù)函十分接近.它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對(duì)方所詢問(wèn)問(wèn)題,而告知函則是告知對(duì)方有關(guān)情況.
　　告知函的正文通常包括兩項(xiàng)內(nèi)容.一是告知原由.說(shuō)明制發(fā)本函的原因.二是告知事項(xiàng).簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹龈嬷獙?duì)方有關(guān)事項(xiàng)的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問(wèn)題.
　　函的結(jié)構(gòu)和寫法

　?。ㄒ唬?biāo)題

　　函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。

　?。ǘ┱?p>　　1．開頭。
寫行文的緣由、背景和依據(jù)。

　　一般來(lái)說(shuō)，去函的開頭或說(shuō)明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū)、本單位的實(shí)際需要、疑惑和困難。

　　復(fù)函的開頭引用對(duì)方來(lái)文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。
繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下”一類文種承啟語(yǔ)引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見。

　　例一：

　　告知函

　　敬啟者：

　　我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強(qiáng)調(diào)我方第816號(hào)單交貨之重要，務(wù)心將貨物于四月三十日前運(yùn)達(dá)。

　　貨物雖已運(yùn)出，但尚未接到貴寄來(lái)的任何資料，除取消本訂單外，別無(wú)選擇。
因?yàn)槲曳筋櫩蛨?jiān)持交貨日期，這樣做實(shí)出無(wú)奈，至感遺憾。

　　發(fā)函者

　　例二：

　　告知函

　　敬啟者：

　　貴方訂購(gòu)貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。
貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。
我方建議，以見到由中華人民共各國(guó)中國(guó)銀行開出不可撤消信用證時(shí)付款。

　　我方一接到貴方確認(rèn)書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運(yùn)并將文件寄出，作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。

　　敬上
　　發(fā)函者

　　聯(lián)系函范例

　　例一：

　　聯(lián)系函

　　敬啟者：

　　信用證修改事項(xiàng)說(shuō)明如下：

　　根據(jù)我方收到的信用證，其付款規(guī)定為見票120天付款。
但是我方所需要的，是見票即付信用證。
此項(xiàng)規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。
因此，請(qǐng)貴方按單內(nèi)說(shuō)明修改。
貨物將于本月二十交運(yùn)，敬請(qǐng)貴方依照我方要求立即修改。

　　敬上

　　發(fā)函者

　　例二：

　　聯(lián)系函

　　敬啟者：

　　貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。
本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。

　　此種原因，致使本公司暫時(shí)不便清償貨款總額。
今天通過(guò)中國(guó)銀行，本公司以電報(bào)發(fā)出，貴方可在一兩天內(nèi)收到。
本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。

　　發(fā)函者

　　請(qǐng)求函范例

　　例一：

　　請(qǐng)求函

　　敬啟者：

　　謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。
貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對(duì)所列條件會(huì)感興趣。

　　訂購(gòu)數(shù)量多少與價(jià)格，在表上均有分別說(shuō)明，同時(shí)此表亦可作訂購(gòu)單使用在通常情況下88～98頁(yè)上顯示有多種新型號(hào)，是今年手袋展示會(huì)上一種時(shí)沿，敬請(qǐng)貴方注意。

　　因?yàn)楸竟窘荧@大量訂單，務(wù)必全力履行，故建議貴方對(duì)本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。

　　發(fā)函者

　　例二：

　　請(qǐng)求函

　　敬啟者：

　　今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈(zèng)閣下，以示對(duì)閣下之敬意。
并盼閣下在府上嘗試一番。
如果你嘗試，就會(huì)同意我方認(rèn)為為此為每一位家庭主婦選購(gòu)餐食的必需品。

　　這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會(huì)發(fā)出一種醇厚而馥郁的味道，對(duì)食欲特別有效。
這種上等酒是悉尼運(yùn)來(lái)，保括運(yùn)費(fèi)在內(nèi)每打美金20。

　　以一般信用證，給予的貿(mào)易折扣為20%茲隨本函附上特制卡式訂單表，請(qǐng)貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。

　　發(fā)函者
　　2．主體。
寫需要商洽、詢問(wèn)、答復(fù)、聯(lián)系、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。

　　函，或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一，可與行文緣由合為一段。
如果事項(xiàng)比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)書寫。

　?、?結(jié)語(yǔ)。
不同類型的函結(jié)語(yǔ)有別。
如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù)，則結(jié)語(yǔ)常用“特此函告”、“特此函達(dá)”。
若是要求對(duì)方復(fù)函的，則用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請(qǐng)即復(fù)函”等語(yǔ)。
請(qǐng)批函多以“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準(zhǔn)予××是荷”等習(xí)慣用語(yǔ)收束。
復(fù)函的結(jié)語(yǔ)常用“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語(yǔ)。
也有的函不寫結(jié)語(yǔ)。

　　五、注意問(wèn)題

　　1．注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示，而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請(qǐng)批函。
主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng)，用審批函。

　　2．開門見山，直奔主題。
無(wú)論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。

　　3．一文一函，簡(jiǎn)潔明了。

　　4．語(yǔ)言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語(yǔ)特色。
發(fā)函要使用平和、禮貌、誠(chéng)懇的語(yǔ)言，對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重、謙敬，對(duì)級(jí)別低的單位要平和，對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。
切忌使用生硬、命令性的語(yǔ)言。
復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語(yǔ)言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)、猶豫不定。

　　附:
　　尊敬的客戶：

　　您們好！

　　喜迎2010年春節(jié)，祝您有一個(gè)快樂(lè)、祥和的假期！

　　根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳等有關(guān)部門的通知中已將2010年春節(jié)節(jié)日假期期間的放假安排時(shí)間表公布，一共放假7 天。
具體時(shí)間安排為：2010年2月13日至19日放假，共7天。
其中2月13日是除夕，2月14日是春節(jié)，2月13日到15日共三天為法定假期。
2 月16日、2月17日、2月18日、2月19日分別是星期二到星期六，隨后的兩天周末不再另行補(bǔ)休!

　　如您有.........等相關(guān)業(yè)務(wù)，請(qǐng)與業(yè)務(wù)部XXX聯(lián)系（電話:XXXXXXX），妥善安排您的交貨期。

　　長(zhǎng)假期間值班電話：XXXXXXXXXX

　　感謝您的支持！

　　特此函告!

　　發(fā)函者XXXXXXXXXX

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